Como todos sabemos, o setor de eventos foi um dos mais afetados com o Covid-19, afinal, a sua própria definição está associada à concentração de muitas pessoas em um mesmo lugar (gerando maior risco para a proliferação da doença).
Ainda que as tecnologias atuais permitam que várias coisas sejam feitas remotamente, muitos eventos ainda precisam ser feitos presencialmente, como o caso das Olimpíadas.
E neste exato momento muitos organizadores, donos de espaços de eventos, patrocinadores e visitantes, estão reavaliando cada evento, não apenas pelo possível risco à saúde, mas também um potencial risco financeiro para nós e nossas empresas.
Certamente o setor irá se recuperar, mas não será mais o mesmo. Por isso, conheça algumas dicas de como organizar seu evento presencial de forma que a segurança de todos esteja em primeiro lugar! Confira:
10 dicas para realizar seu evento presencial pós vacinação
01. Elimine filas na entrada do evento
Para evitar aglomerações e filas enormes no local do evento, mapeie todos os locais que possam gerar filas: entradas, saídas, banheiros, praças de alimentação e etc.
Para manter um distanciamento entre os participantes durante o acesso, sinalize no piso as posições que cada pessoa deve ocupar com a distância recomendada por especialistas e protocolos da região.
Ter uma equipe de staff bem treinada pode fazer a diferença para controlar o fluxo de pessoas. Com a euVou, você oferece aos seus participantes, credenciais ou inscrições totalmente online, com o código de acesso para validação diretamente no controle de acesso. Uma excelente solução para que todos entrem no seu evento de forma rápida e segura.
02. Treine seus Staffs e crie uma comunicação eficiente.
Durante a escolha do melhor local para o seu evento, é importante verificar todas as informações necessárias sobre recomendações e protocolos daquela região.
Verifique se seu evento poderá cumprir as recomendações e protocolos daquela região, crie planos de ações para possíveis situações e treine seus staffs, para que todos tenham conhecimento das regras e como poderão agir em determinadas situações.
Comunique todas as regras e protocolos para todos os envolvidos (prestadores, expositores e participantes) por email, credenciais, vouchers, totens, placas, adesivos e outros materiais que seja necessário para uma comunicação assertiva. É importante que todos saibam das regras para que o seu evento se torne um sucesso e evite dores de cabeça com as autoridades locais.
03. Opte por convite eletrônico
Já pensou em convidar todos que já participaram de seus eventos passados? E o melhor, sem gastar e poluir o ambiente com tanto papel impresso?
Pois a solução para isso é o envio de convite eletrônico de forma personalizada.
Você pode acompanhar, após o envio, o número de convidados que confirmaram a participação no seu evento, com um controle ainda maior do número de participantes previsto.
04. Evite superlotação
Primeiramente, é preciso ressaltar que você só deve inserir no local do evento a quantidade de pessoas que o ambiente suporta. Por isso, confira o número de pessoas no alvará de localização do espaço e venda somente inscrições ou ingressos para essa quantidade.
Inclusive, é necessário conhecer os protocolos da região onde o evento será realizado, se há redução da capacidade de pessoas, horário de funcionamento, distanciamento estabelecido entre as pessoas e etc.
Isso porque, a superlotação é um assunto sério e que precisa ser evitada. Afinal, em caso de qualquer acidente as pessoas precisam ser rapidamente evacuadas do espaço (sendo necessário ter portas e saídas suficientes para aquela quantidade de convidados).
Além disso, muitas pessoas continuarão com receio sobre a COVID-19 mesmo após a vacinação e é importante que você mantenha a segurança de todos os convidados e sua equipe.
A melhor solução caso o limite de convidados seja atingido em seu evento presencial é realizar a transmissão do evento de forma online!
05. Transmita seu evento de forma virtual
Essa foi a primeira resposta do setor para a pandemia. E com certeza você deve ter visto o sucesso das lives de diversos tipos, como no caso de Marilia Mendonça.
O streaming possui uma série de benefícios:
- A possibilidade de expandir para pessoas que não poderiam participar de forma presencial;
- Expansão de eventos para pessoas de todo o mundo;
- Sem limites de convidados;
- Evita aglomerações;
- Possibilidade de gravação;
- Maior presença virtual.
Caso o evento seja de grande impacto, mais pessoas irão considerar a participação presencial, o que acaba se tornando um grande promotor para o negócio.
O que você precisa para um evento online completo?
- Personalize o seu evento online com a sua marca;
- Crie espaços de exposição para gerar novos negócios com empresas interessadas;
- Crie seu mapa virtual por segmentos, inclua seus expositores, defina o tamanho do espaço e posicione onde quiser;
- Defina a quantidade limite de produtos, salas de chats, transmissões e vídeos que cada e muito mais.
06. Invista em uma página de inscrição ou credenciamento online
Ao realizar o credenciamento, inscrições ou adesão de ingressos em uma plataforma online, você contribui, quase que automaticamente, para o crescimento da sua divulgação na internet focando em seu evento presencial.
Você pode compartilhar o link com todos os tipos de acesso ao evento nas redes sociais, campanhas de e-mails, anúncios e entre outros canais.
Dessa forma, os potenciais participantes já são direcionados para esse link, facilitando a tomada de decisão e aumentando a sua taxa de conversão.
Além disso, os participantes podem compartilhar o link do seu evento com os seus amigos, gerando um crescimento considerável de forma orgânica.
E claro, não podemos esquecer que ter uma página com todos os acessos ao seu evento de forma online, ajuda no momento da fila do evento, evitando aglomerações!
07. Álcool em gel em todos os cantos do evento
Mesmo com as vacinações a todo vapor, o cuidado tem que continuar! Durante todo seu evento presencial é importante ter álcool em gel posicionados em pontos estratégicos.
Esse item é essencial para evitar o contágio do coronavírus. Desta forma, você incentivará o uso por parte de todos os participantes do evento. Lembre-se que, seus staffs, prestadores de serviços e expositores, devem também ser incentivados a utilizarem o álcool em gel.
Pode parecer um passo simples, mas todas essas dicas são essenciais para separar um evento seguro de um com alto risco de contaminação.
Vale a pena ressaltar a importância da limpeza das áreas comuns e banheiros. Instrua a equipe a sempre limpar com bastante frequência todas as maçanetas, puxadores, balcões e qualquer superfície que tenha muito contato físico com o público.
E uma dica extra: utilize álcool isopropílico para limpar equipamentos como mouses, teclados, rádios HT, leitores e etc.
08. Escolha ambientes abertos
Apesar de a Covid-19 se espalhar pelas vias aéreas e haver transmissão comunitária, quanto mais afastado de outras pessoas em área aberta seus convidados estiverem, menos chances tem de se contaminarem.
Ao ar livre, as partículas do vírus têm mais dificuldade de chegar até você. Além disso, é muito mais fácil conseguir ficar mais afastado de outras pessoas se você estiver em ambientes externos, já que tendem a ser mais amplos.
É importante lembrar que isso não quer dizer que os ambientes externos são absolutamente seguros. Para isso, é preciso ter cuidado para não ficar próximo das pessoas. Além disso, verifique os prós e contras para verificar o melhor formato de evento (presencial, online ou híbrido).
Por isso, também tenha em mente eventos híbridos.
09. Opte por eventos híbridos
Quando se trata de um evento presencial, a estratégia de atração gira em torno de fazer com que os participantes viajem e participem do evento, certo?
Esse formato já consolidado sempre trouxe grandes resultados e por isso, não precisava de grandes mudanças.
Porém com a pandemia, este cenário mudou. As empresas foram obrigadas a postergar o seu evento presencial para um futuro indefinido ou pivotar para o formato online.
E quem conseguiu entender e se adaptar às diferenças entre o formato presencial e online se impressionou com o resultado.
Com a realização de um evento híbrido, não existe limite físico sobre o evento, e as possibilidades de divulgação se multiplicam!
Você poderá atender quem antes não conseguiria participar do seu evento físico, trazendo um novo público que estava fora do seu alcance, além da possibilidade de trazer nomes de palestrantes que poderão participar do seu evento online de qualquer lugar do país (e porque não do mundo?)!
10. De olho no uso de máscaras
No Brasil já existe lei que prevê multa em caso da não utilização de máscaras em ambientes fechados.
Cada vez mais, a população tem se conscientizado da eficácia do uso do equipamento para combater a propagação da Covid-19.
As máscaras, recomendadas pela OMS, conseguem prevenir as transmissões comunitárias, já que o tecido bloqueia as partículas e fluidos que podem contaminar outras pessoas, como as que são emitidas quando você tosse, espirra, fala e respira, por exemplo.
Para finalizar…
Estamos todos muito ansiosos para a volta dos eventos presenciais, mas para que isso ocorra sem colocar em risco ninguém é muito importante seguir esses cuidados citados acima, combinado?
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