Seu próximo evento será um evento híbrido! Você está preparado?

É muito fácil perceber como a tecnologia tem invadido nossas vidas, seja no smartphone, em nossa casa, no meio de transporte, na medicina e nas atividades diárias. Ela tem encurtado as distâncias, aumentado a quantidade de conteúdo e a velocidade da comunicação e das transformações.

Neste cenário de transformações tão fortes, o mercado de eventos brasileiro evolui e incorpora novos formatos, novas necessidades e inúmeras ferramentas digitais. Entre elas, o formato do evento híbrido já está consolidado como referência importante essencial para alcançar vários objetivos corporativos.

O conhecimento é fundamental para compreender as oportunidades e desafios envolvidos. Para compreender melhor por que, para quem e como ele é utilizado, realizamos estudo inédito no país, retratando a visão de empresas, de agências e produtoras de eventos. Consideramos para o estudo que o evento híbrido é o evento realizado simultaneamente com a presença física dos participantes em um local, com a utilização de componentes digitais na sua transmissão e/ou recepção para outros locais.

A metodologia escolhida incluiu pesquisa quantitativa online feita através do autopreenchimento com 116 profissionais, além de entrevistas qualitativas realizadas com experts do mercado de eventos nacional. Esta amostra foi constituída pela sua maioria de clientes nos setores de indústria e serviços (65%) e agências e produtoras (32%), dos quais mais da metade ocupa cargos diretivos ou gerenciais.

Os entrevistados indicaram que 1/3 dos eventos híbridos tem como público interno, 30% para o externo e quase 40% direciona para todos estes públicos.

Os resultados apontam que 83% do mercado já utiliza o evento híbrido. Segundo a classificação definida pelo MPI – Meeting Planners International, os eventos híbridos são agrupados em 4 tipos. Todos eles receberam citações dos entrevistados de serem por eles utilizados. São eles:

A. APENAS TRANSMISSÃO – Transmitem o evento para participantes remotos (ex. webinar). É o que possui menor complexidade para a sua operacionalização. Citado por quase 70% das empresas.

B. CONEXÃO SIMPLES – Conectam os locais ao evento principal. Quase metade dos entrevistados o citaram,

C. CONEXÃO COM PALESTRANTE - Inclui local de transmissão com palestrante remoto. Indicado por 1/3 das pessoas

D. MULTI HUB MEETING - Conectam múltiplos locais ao evento principal. Esta opção demanda profissionais muito experientes e requerem elevado grau de complexidade operacional, de infraestrutura e de logística para a sua realização, uma vez que conecta diferentes locais com eventos presenciais e em diferentes graus de interação entre eles. Mesmo assim, foram citados por 23% dos entrevistados..

Os 17% que indicaram ainda não realizar evento hibrido, indicaram resistência entre clientes e direção da empresa (36%). Também é relevante para os entrevistados não ter conhecimento suficiente para executá-los, além dos benefícios que eles podem oferecer (¼ cada resposta).

Os eventos técnico-científicos destacam-se na preferência das empresas. Entre as tipologias de eventos preferidos pelas empresas para optar pelo evento híbrido destacam-se o congresso (79%), os simpósios, seminários e fóruns (39%), seguidos pelo e-game e convenção de vendas (33% cada).

A escolha por estas tipologias de eventos não surpreende. A quase totalidade das respostas (70%) buscam os eventos híbridos com o objetivo de ampliar a abrangência de participação, seguido para facilitar a participação das pessoas ao evento (66%).

A avaliação do sucesso de um evento híbrido é medida através do número de participantes online (64%), do engajamento dos participantes (57%), pela validação dos stakeholders e da quantidade dos participantes presenciais (44%).

Um dos possíveis motivos do evento híbrido não ser mais utilizado está na qualidade da transmissão (82%). Por isto, o segundo fator de escolha de uma solução está na relação custo-benefício (70%). Mas outros fatores também interferem na escolha como ferramentas compatíveis com a estrutura tecnológica e compliance da empresa e interatividade, (respectivamente 65% e 62%).

Este setor possui diversas demandas diferentes para cada evento, além de exigir infraestrutura específica e diferenciada para cada um dos quatro tipos de evento híbrido já citados. Isto se reflete na composição do mercado de fornecedores de soluções. Foram mais de 80 diferentes empresas citadas, sendo que o fornecedor de solução que mais foi indicado recebeu apenas 7 citações. Os serviços de meeting gratuitos tiveram 9 citações.

Este resultado pode refletir a falta de proatividade dos fornecedores na apresentação das soluções, aliada a uma partição de muitos serviços em muitos fornecedores. E, como não poderia deixar de ser, o fornecedor de soluções é avaliado pelo seu histórico de sucesso (68%), ou seja, os profissionais vão a um evento, ficam satisfeitos com as soluções utilizadas e então as contratam.

A complexidade na operacionalização impulsiona os itens seguintes na relevância dos fatores de escolha do fornecedor de soluções para o evento híbrido: conhecimento técnico e experiência da equipe responsável (62% e 60%, respectivamente). Há grande dispersão deste mercado, uma vez que foram citados mais de 50 fornecedores contratados, sendo que o mais citado recebeu apenas 5 citações.

A grande maioria dos compradores de eventos híbridos (72%) toma conhecimento das tecnologias existentes a partir dos eventos que participam. Por outro lado, percebemos que as soluções não são oferecidas de forma ativa pelas empresas que prestam os serviços. Se não se sabe que existe, como a empresa poderá pensar em usar?

Entre as fontes de receitas indicadas pelas empresas para o evento híbrido destacam-se:

— Produção de conteúdo exclusivo para participante online,

— Retransmissões,

— Formas adicionais de patrocínio,

— Venda de conteúdo sob encomenda e

— Novas modalidades de inscrição

A importância dos eventos híbridos no país é inequívoca: 76% dos profissionais entrevistados disseram que eles serão cada vez mais utilizados. Além disso, 10% deles afirmaram que será o principal formato a ser utilizado no futuro.