Um evento de sucesso começa com a segurança dos convidados. Mas como Isso é feito na prática?

JOÃO MÁRIO MATTOS*

Como ponto de partida de cada projeto a segurança deve ser minuciosamente planejada, item por item, desde a primeira leitura do briefing. Toda boa agência gestora de eventos, conhece a importância de itens como extintores de incêndio, gerador dedicado, unidade de saúde com médico, brigada de incêndio, protetores de segurança para os profissionais de montagem (cintos, luvas, capacetes, protetores auriculares, escadas apropriadas, entre outros) e até um plano B para locais abertos em caso de chuva, só para citar alguns.

O que fazemos com excelência, é submeter cada projeto a um olhar diferente, atento e criterioso, pensando preventivamente a execução do evento, considerando todas as suas peculiaridades. Afinal, cada evento oferece seus próprios desafios.

Você esta envolvido em um evento? Veja alguns exemplos complexos e outros muito simples, os quais, infelizmente, poucos profissionais da área consideram:

• A visita técnica deve ser feita por um time multidisciplinar, para ter diversos pontos de vista.
  
• Já conheceu o local? Realize visitas ao dia, à noite e, em muitos casos, quando estiver chovendo. Antecipar vazamentos, goteiras e possíveis barulhos, é muito importante.
  
• Chove muito no local? Não deixe de verificar o curso da água.
  
• Sua equipe está familiarizada com todas as variáveis climáticas do local. Vento? Sol? Umidade? Tudo faz diferença.
  
• Há necessidade de instalar um para-raios? Em algumas regiões, eles são essenciais.
  
• Analisou cautelosamente o acesso ao local, levando em conta o porte dos veículos?
  
• O evento precisa de uma cobertura? Verifique se é preciso nivelar o piso do local. Seu parceiro de audiovisual deve alinhar, junto ao engenheiro/responsável pelo espaço, a capacidade de sustentação de peso no solo e em sua estrutura.
  
• É claro que você foi orientado, junto a um engenheiro, para a correta vistoria e requisição dos laudos técnicos, considerando as plantas hidráulicas, elétricas, gás, entre outras, não foi?
  
• Um eletricista deve verificar e atestar o bom funcionamento das tomadas do local, bem como a instalação junto ao gerador/equipamentos.
  
• As saídas de emergência são suficientes? Elas estão funcionando e desbloqueadas? Acredite, parece óbvio, mas em muitos casos isso não acontece.
  
• E o piso? É escorregadio em alguns trechos? É necessário identificá-los e instalar adesivos antiderrapantes.
  
• Seus produtores fizeram um treinamento básico de como proceder em caso de emergência? Eles estão devidamente uniformizados e portando rádios para fácil visibilidade e comunicação?
  
• Já sabe onde estão localizados os hospitais da região, bem como qual é o plano de saúde utilizado pelo cliente?
  
• Existe entre os convidados, alguém que necessita de cuidados especiais, como cadeirantes ou deficientes visuais? Cada um pede um cuidado específico. Cadeirantes, por exemplo, precisam de rampas de acesso; deficientes visuais deverão ser assistidos com piso tátil, adesivos em Braile, guias de áudio e, inclusive, promotores treinados.
  
• Há pontos cegos ou com pouca visibilidade no espaço? Isso pode atrapalhar muito.
  
• Há algum tipo de interferência na comunicação via rádios, celulares e internet nos locais acessíveis aos convidados?
  
• Verificou a limpeza e o bom funcionamento do local, quanto a possíveis maus cheiros (vindos de ambiente externo/interno)? Caixa de gordura, esgoto ou rios próximos podem criar problemas. Analise e lembre-se: a equipe de limpeza deve estar sempre a postos, além de produtos específicos.
  
• Você verificou, em sua visita técnica, o sistema de ar-condicionado, bem como sua potência e bom funcionamento?
  
• Antecipe! Tem outros projetos sendo executados no local/hotel? Tenha em mente o projeto como um todo: o que acontecerá antes, durante e depois de seu evento. Fazendo isso, poderá antever empecilhos e desenvolver melhor suas idéias.
  
• Além destas condutas, vale salientar que devemos utilizar sempre práticas sustentáveis na montagem dos eventos. Para cenografia, por exemplo, devemos usar materiais (madeira, lona, papelão, pet, etc) com procedência certificada e destino ecologicamente correto.
  

Se você já pensou nisso, ótimo!

Caso negativo, recomendo buscar mais conhecimento para a segurança de seus convidados em seu próximo projeto.

Obrigado!

*João Mário Mattos é diretor executivo da agencia D|Mattos Promotion