Embora as notícias sobre o crescimento geral sejam positivas, o relatório também emite uma nota de cautela. Com as condições cada vez mais rigorosas para cancelamento ou redução no número de reservas (“attrition”), as negociações com os fornecedores passam a ter maior importância para os responsáveis por planejar reuniões.
A quarta edição anual da Previsão oferece a planejadores de eventos dados regionais completos, que incluem o custo médio diário por participante e tamanho médio de grupo, permitindo que esses profissionais possam planejar e orçar os eventos do ano seguinte.
David Moran, vice-presidente executivo da Carlson Wagonlit Travel, afirmou: “A Previsão fornece aos nossos clientes um entendimento valioso para o próximo ano, munindo-os com informações importantes para orçar e negociar seus eventos. Estejam esses profissionais voltados a reuniões, eventos ou a adoção global de Gestão de Reuniões Estratégicas, a Previsão representa uma ferramenta essencial para o planejamento do próximo ano”.
Entre as principais constatações sobre as diferentes regiões ao redor do mundo estão as seguintes:
• A economia imprevisível da região da Ásia-Pacífico pode trazer desafios na região, embora a maior demanda por parte da China e da Índia possa aumentar o tamanho dos grupos e elevar os preços.
• A alta demanda por locais de reuniões e eventos na América do Norte está superando a oferta, o que está favorecendo os fornecedores. Esse cenário demanda um planejamento especialmente cuidadoso.
• Enquanto isso, na Europa, os compradores estão contando com maior poder de negociação, com o lento, porém estável, crescimento europeu.
• Haverá alguns pontos com alta demanda em torno dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos no Rio de Janeiro em 2016, o que pode provocar uma falta de locais de reuniões.
O relatório deste ano também oferece uma série de dicas práticas para os profissionais de planejamento de reuniões e eventos em 2016. Essas dicas incluem as seguintes:
– Antecipe seu planejamento – Lembre-se que alguns hotéis em mercados de alta demanda não seguram mais espaço ao responder a solicitações de disponibilidade. Isso deve ser levado aos tomadores de decisão internos da empresa; deve-se também decidir sobre a flexibilidade das datas.
– Cuide do orçamento assim como dos participantes – Alimentos e bebidas (F&B - Food and Beverage) continuam sendo um dos principais elementos do custo por participante. Os padrões de consumo de F&B devem ser ajustados na gestão dos orçamentos, lembrando sempre de oferecer alternativas saudáveis, que continuam sendo bem recebidas pelos participantes.
– O tempo passa – O prazo para registro dos participantes e dos contratos dos locais está cada vez menor. Mas se os profissionais de planejamento de eventos e reuniões puderem estender esse prazo, poderão também ampliar seu poder de negociação.
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