Embora essa seja uma perspectiva positiva e empolgante, precisamos mudar algumas das maneiras como planejamos e realizamos eventos presenciais, especialmente quando atendemos pessoas que viajam de diferentes partes do mundo.
Abaixo estão algumas das principais tendências que aprendi ao trabalhar em algumas experiências globais recentes em pessoa.
PLANEJE A ESCASSEZ E PREPARE-SE ADEQUADAMENTE
Com muitas pessoas deixando tristemente a indústria no auge do Covid, pode ser difícil encontrar talentos de todos os níveis, e isso é o mesmo em nível internacional. Além disso, entregar eventos em um mundo pós-pandemia requer mais suporte no local. É importante planejar com antecedência e designar membros da equipe para projetos, bem como reservar freelancers com antecedência. Procure uma combinação de pessoas no país em que você está sediado e talentos locais no local que tenham conhecimento profundo das cidades anfitriãs, locais e restrições em constante evolução do Covid e relacionadas a viagens em jogo lá.
O elemento de escassez também se aplica à disponibilidade dos materiais dos quais contamos para dar vida aos nossos eventos, pois os problemas da cadeia de suprimentos permanecem. Com as mudanças de última hora nos eventos mais prevalentes do que nunca, é vital contar com seus fornecedores confiáveis – e informá-los sobre quaisquer necessidades potenciais com a maior antecedência possível – para garantir que você tenha tudo o que precisa para ter sucesso.
IDEALIZE VÁRIAS EXPERIÊNCIAS EM UMA
O sentimento em torno do Covid continua a variar entre os participantes, e este é particularmente o caso quando eles estão viajando internacionalmente. Isso significa que é essencial dedicar tempo para entender os níveis de conforto e as preferências individuais das pessoas (por meio de métodos como pesquisas pré-evento), pois isso pode determinar se elas optam por participar ou não.
Aproveite esses insights para enquadrar o evento, o que pode significar a criação de uma variedade de experiências diferentes, mas coesas. Isso pode ser, por exemplo, escolher um local que tenha espaço ao ar livre e fornecer aos participantes a opção de participar de sessões em ambientes internos e externos, garantindo que eles possam ver e ouvir os palestrantes e fazer perguntas. Tudo isso garante que os convidados se sintam parte das sessões e tenham a oportunidade de participar do evento.
GARANTA QUE OS PARTICIPANTES SE SINTAM À VONTADE
Além de moldar a experiência ao vivo em torno de suas necessidades, procure manter afastadas quaisquer preocupações que as pessoas tenham sobre viajar ou comparecer pessoalmente, por meio de comunicações regulares.
Na fase pré-evento, devem incluir informações sobre o plano de gestão de saúde e segurança do evento e medidas práticas que foram implementadas para mitigar qualquer risco, como tecnologia de registro de reconhecimento facial e fornecimento de estações de higiene e máscaras. Certifique-se também de compartilhar detalhes sobre quaisquer requisitos pré-evento, como políticas de teste – e informe como eles variam em diferentes países ou regiões.
Sabemos muito bem a rapidez com que as coisas podem evoluir, portanto, procure ter planos pré-preparados e mensagens de comunicação que possam ser compartilhadas (de e-mail, web e mídia social a scripts para anúncios de eventos) sobre alterações nas restrições de viagem e políticas no local.
As agências de eventos sempre agregaram valor. Orgulhamo-nos de fornecer aconselhamento estratégico e consultivo, e isso é cada vez mais fundamental na entrega de eventos internacionais em um mundo pós Covid. É nossa responsabilidade garantir que nossos clientes, tripulantes, parceiros e hóspedes se sintam seguros e aproveitem a experiência para que ela permaneça com eles por muitos anos, adotando algumas dessas medidas.
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