“Além de verificarmos estatisticamente os problemas enfrentados no dia a dia por esses executivos, apresentaremos as soluções do Grupo Alatur para cada área a fim de demonstrar que para obter sucesso nessas áreas é fundamental contar com o apoio de parceiros com expertise para oferecer o suporte necessário. Um grande diferencial do Grupo Alatur é desenvolver projetos customizados para as companhias evitando gastos e otimizando processos”, explica Mateus Passos, diretor de Mobilidade Corporativa do Grupo Alatur.
Perfil:
A pesquisa foi realizada em setembro de 2012, com 117 companhias, sendo 25% com até 500 funcionários, 41% de 500 a mil e 34% com mais de mil funcionários. Em relação ao segmento, 52% são de serviços, 35% de indústria e 13% de comércio. Dos respondentes, 39% atuam em gestão de frotas, 31% em expense management, 22% em expatriados/RH transferidos para outros estados, 19% em alternativas a viagens/teleconferência, e 11% como diretor financeiro.
Gestão de Expatriados:
A expatriação de profissionais requer política de gestão minuciosa e assertiva. Além de todo o processo jurídico e tributário, o gestor é responsável por diversas atividades, inclusive o processo de adaptação do profissional transferido à nova cultura.
Na pesquisa, as empresas consultadas têm em média 20 expatriados e 12 funcionários transferidos dentro do próprio País. De acordo com 60% dos entrevistados, a tendência para os próximos cinco anos é que esse número aumente.
A política adotada pela metade das empresas é definida pela matriz, mas as demais ações são de responsabilidade do próprio gestor, como house hunting (70%), cross cultural training (67%), documentação (47%), mudança (47%), entre outros. A maior dificuldade, de acordo com os executivos, está ligada à burocracia: 50% se queixam desse problema, e desses, 15% apontam a dificuldade de obter visto e a quantidade de documentos exigida pelo consulado. Não por acaso, o maior desafio para uma gestão de expatriados eficiente está relacionado à documentação, como apontaram 50% dos entrevistados.
“O Grupo Alatur viabiliza todos os trâmites legais para a contratação do funcionário estrangeiro, eximindo os gestores de expatriados de todas as preocupações e dificuldades citadas na pesquisa, como prevenção de riscos legais, acompanhamento do processo de repatriação, documentação, suporte à adaptação do colaborador e de seus familiares, e tudo o que é necessário”, aponta Passos.
Expense Management:
Para o controle dos gastos, todos os entrevistados apontaram que há uma política com normas definidas na organização. No entanto, 54% dos gestores disseram que a política é feita a cada atividade desenvolvida, 43% apontaram a existência de um manual geral, com definição de todos os tipos de despesas e reembolsos, e 4% disseram haver manuais por departamento ou área da empresa. E sistemas e softwares para gestão do expense management são usados por 43% dos participantes da pesquisa.
Entre os problemas citados na área de Expense Management, o maior deles, descrito por 25% dos gestores, diz respeito à prestação de contas, cobrança de relatórios dos funcionários – que sempre atrasam, e questão de documentação, que às vezes demora.
Segundo os entrevistados, o que mais dá trabalho é: lidar com fraudes (46%), ter sistema eficaz (43%), questões fiscais e legais (42%), aprovações e alçadas das despesas (29%) e cumprimento da política de adiantamentos e reembolsos (25%). E, dentre as despesas mais complicadas para administrar e controlar, estão: despesas extras em hotéis, como consumo em frigobar, internet e lavanderia (32%), kilometragem e estacionamento (25%), uso de celular (21%), táxi e alimentação (cada um com 11%).
“Ao contratar o Expense Management do Grupo Alatur, todas as despesas citadas como complicadas para administrar e controlar, a emissão de relatórios, a prestação de contas, os adiantamentos e reembolsos, são atividades que os gestores não precisarão mais se preocupar”, descreve o diretor.
Gestão de Frotas:
Dentre as empresas pesquisadas, 43% mantêm frota própria (com média de 244 veículos), 43% têm frota mista (com média de 792 veículos) e 14% dispõem de frota terceirizada (média de 258 veículos). Os principais motivos para manter a frota mista são: o custo da frota terceirizado é mais barato (22%), para atender a demanda de atendimento (22%), por questões financeiras, não tinha condições de comprar mais veículos (22%).
Para os entrevistados que atuam com frota própria, a tendência nos próximos cinco anos é aumentá-la (73%). Entre os que mantêm frota mista, a expectativa para o período é de aumento, também (60%). No entanto, para os que dispõem de frota terceirizada, 40% acreditam que a frota aumentará, mas outros 40% acreditam que ficará igual.
As responsabilidades dos gestores de frotas são muitas. Dos entrevistados, quase todo o trabalho é por conta deles: avarias, quebras e colisões (100%), multas (94%), logística de entrega e devolução (90%), manutenção dos veículos (83%), substituição de frota (82%), documentação (77%) e seguro (72%). O restante das porcentagens é de responsabilidade de parceiros terceirizados.
O sistema próprio é o mais utilizado pelos gestores de frotas para a maior parte das atividades, dentre elas: logística de entrega e devolução (100%), multas (91%), documentação (87%), avarias, quebras e colisões (86%), substituição de frotas (84%), manutenção de veículos (81%) e seguro (76%). Para 53% dos entrevistados, o que mais pesa no volume de trabalho é a manutenção da frota e a expectativa para os próximos cinco anos é de que essa continue sendo a parte mais trabalhosa, para 30% dos pesquisados.
53% dos gestores usam instrumentos ou softwares para controle de despesas da frota. “Há muitas atividades burocráticas na gestão de frotas, que impossibilitam que o colaborador interno trabalhe no desenvolvimento de outros projetos mais rentáveis relacionados à logística. Desta forma, a Gestão de Frotas da Alatur, entre outros aspectos, trabalha lado a lado com seus clientes para melhorar a performance dos gestores, colaborando para que a empresa tenha ganhos reais e mensuráveis nos aspectos qualitativos e quantitativos”, reitera o executivo.
Telepresença:
As empresas pesquisadas realizam, em média, 12 reuniões em telepresença por mês, principalmente para reuniões pequenas, com até cinco participantes (35%) e 53% dos entrevistados acreditam na relevância em substituir viagens pela telepresença, sendo que 29% apontam como pouco relevante e 24%, totalmente relevante.
A telepresença é usada, principalmente, para reuniões internas (76%), seguida por contato com filiais (65%), treinamentos/cursos (53%), contato com fornecedores (29%), contato com clientes (24%) e contato com a matriz (18%). A intenção de implantar uma política clara de uso da telepresença é forte para 29% e 12% já a tem. Para quem ainda vai implantar, 55% não tem prazo definido, 35% pretendem fazê-la no próximo ano e 9% acreditam na implantação ainda esse ano.
Apesar de poucos dos gestores já terem feito a análise de custos da substituição das viagens pela telepresença (apenas 24%), 59% dos entrevistados acreditam que a economia monetária é o principal motivo para a substituição, seguido por economia de tempo e agilidade na tomada de decisão (29%), qualidade de vida dos funcionários (6%) e segurança do funcionário (6%). E, a principal desvantagem no uso da telepresença é a dificuldade em estabelecer o hábito do uso (47%), qualidade da internet em alguns lugares (24%), dificuldade em convencer o viajante das vantagens da substituição (12%) e custo da instalação da sala (6%).
Grande parte das ações que envolvem a telepresença é feita via terceiros, como a definição de uma política clara para o uso da sala (71%), viabilização e implantação da sala (71%), locação da sala (65%), gerenciamento da sala (59%), manutenção da sala (59%) e locação de equipamentos (53%).
Como o uso da tecnologia ainda não foi aderido de forma significativa, a maior parte das empresas não vê problemas no gerenciamento das despesas de uso da telepresença, 59%, por exemplo, apontam nunca ter tido qualquer problema. E quanto ao trabalho gerado por conta da tecnologia, não há grandes reclamações. De acordo com os entrevistados, dá pouco trabalho fazer a locação dos equipamentos (94%), a locação da sala (88%), a manutenção da sala própria (81%), a viabilização e implantação da sala (76%), o gerenciamento do uso da sala (75%) e a definição clara da política de uso (59%).
E quando questionados sobre o maior desafio na gestão eficaz dos virtual meetings, 47% apontaram a viabilização e implantação da sala própria, seguidos por 29% que falaram sobre a definição clara de uma política do uso da sala.
“A falta de cultura no uso de conferência remota é um problema que tende a ser superado quando os executivos se derem conta de que os eventos virtuais otimizam tempo, reduzem emissão de gás carbônico, evita o custo de transportes, acelera a tomada de decisões e geram mais qualidade de vida aos, até então, viajantes”, finaliza Passos.
Para outras informações sobre o 1º Workshop de Mobilidade Corporativa, acesse www.mobilidadecorporativa.com.
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