O que mudou no presencial e híbrido?
Os eventos presenciais mudarão, porque as expectativas evoluíram! A regra do jogo agora é pensar e entregar diferente, observando o mercado com atenção.
Por Vanessa Martin16/05/22
Com o retorno dos eventos presenciais, o mercado já aponta para mudanças significativa na forma como clientes e participantes querem seus eventos presenciais e híbridos: querem eventos com mais personalização e maior interação!
Como já anunciado e reiterado, os eventos híbridos vieram para ficar. E o motivo é simples: combinados, o presencial e o virtual se complementam e oferecem inúmeras vantagens para todos os stakeholders envolvidos.
Entretanto, mesmo o formato do evento presencial que se busca agora tem referências distintas do que vivenciamos até 2019. O crescimento do interesse pela experiência torna preciosa a automatização de tarefas diárias rotineiras para que o gestor possa se dedicar à gestão e estratégia do evento e assim, fazer mais com menos. Em todos os sentidos.
Pesquisas mostram redução do tempo médio de entrega de uma RPF em 14%. Com menos tempo para design e produção de evento, maior quantidade de eventos e que ainda possuem maior complexidade e detalhamento, além de mudanças ainda acontecendo, toda ajuda é essencial. Como contar com dados de mercado em tempo real.
Como lidar com tudo isso e oferecer entregas de eventos memoráveis?
1. Eventos híbridos com entrega VIP no presencial
Vários motivos induziram retração da demanda para os eventos presenciais que estão sendo realizados agora. A tendência é que
• A maioria dos eventos híbridos tem número menor de participantes presenciais especiais, mas maior presença digital.
• O relevante é que aquele que se inscrever para o presencial, terá grandes expectativas na sua participação. Ele quer experiência e opções de engajamento e networking personalizadas ou exclusivas.
2. Empodere o participante virtual
Assim como acontece no evento presencial, o valor da produção do virtual é refletido diretamente na qualidade dos serviços da marca do evento e dos patrocinadores. A sensação de pertencimento ao evento está relacionada com as inúmeras ações que você pode criar para envolve-lo e engajá-lo, ao invés dele ser apenas expectador.
3. Ofereça liberdade de escolha
Eles querem escolher o conteúdo que irão consumir e também de poder navegar por diferentes salas virtuais, quer para engajar ou para variar o conteúdo ao vivo. Lembre que engajamento está relacionado com fazer escolhas ativas por parte do participante, oferecidas e estimuladas pelo evento.
4. Priorize qualidade na produção
Para atender a crescente expectativa por qualidade e experiência, a qualidade na produção e geração do vídeo e som precisam ser oferecidas.
5. Personalize conteúdo em todas as fases do evento
O passo inicial é conhecer muito bem o seu público. A partir daí, acompanha-lo em todas as fases do evento, usando o conceito de data driven para tornar cada vez mais rico o relacionamento com cada um deles. No presencial, aproveite para entregar abordagens para estimular conversas.
6. Cuide com carinho da duração, Interação e engajamento
A novas camadas de pressão no ambiente de trabalho inviabilizaram a duração de eventos como na pré pandemia. Além de serem mais curtos, o evento precisa redefinir seus espaços oferecendo no local do evento locais intimistas para encontros de grupos pequenos, tanto para que o participante possa atender ou fazer reuniões de equipe, quanto para facilitar o networking e reconexão com colegas e clientes.
7. Estratégia com foco em 365 dias
A combinação de mais eventos, com menor público, maior qualidade, conteúdo excepcional, elevação nos custos e valorização do networking demanda estratégia de longo prazo das marcas para conseguir entregar os resultados desejados. Por isso, a exemplo da estratégia adotada pelo Rock in Rio, além das três fases do evento (antes, durante e pós) estarem mais unidas do que antes na comunicação do evento e na interação entre participantes e as marcas, o melhor resultado é obtido quando ele está integrado no calendário anual dos patrocinadores.
8. Incorpore diversidade, equidade e inclusão
Além de observar etnia, raça, gênero, orientação sexual, etc. considere também as diferenças de aprendizado e compreensão para torna-los mais inclusivos e acessíveis. A lista de opções é enorme: transcrição, libras, salas mais silenciosas, rampas e priorização para cadeirantes. Lembre-se que eles tendem a investir seu tempo e energia para empresas e eventos que se alinham com seus valores pessoais. A dica é: pergunte e escute as preferências de seus participantes e oriente suas ações de acordo com estas respostas e anseios.
Mas não há apenas dificuldades. Muito pelo contrário. Quanto mais mudanças, maiores as possibilidades. E nunca foi tão atual e necessário atentar para os pontos levantados por Julius Solaris, que eu também endosso:
- Foco – escolha suas batalhas e torne seu produto e preços muito competitivos.
- Transparência – tenha clareza. Faça promessas que consegue entregar. Entregue mais do que prometer.
- Conteúdo, conteúdo – escolha com cuidado a abordagem do conteúdo que será oferecido e com muita, muita qualidade.
Continuo uma pessoa otimista e também vejo muitas oportunidades no mercado de eventos na atualidade. E se há algo que você, cliente ou profissional de eventos. deve atentar com prioridade é para você mesmo.
Com tantas reviravoltas e transformações recentes e outras muitas por vir, priorize o seu bem estar e naquele conhecimento técnico ou pessoal que poderá fortalecer você como profissional antenado e conhecedor de tendências, mas que também sabe contrabalancear o pessoal com o profissional. Este equilíbrio é o melhor ponto de partida para o seu sucesso.
PARA SABER MAIS
• Five Trends that will define group travel in 2022 - https://www.amadeus-hospitality.com/resources/five-trends-that-will-define-group-travel-in-2022/
• Elevate your virtual events to engage seven-figure clients and prospect - https://www.c-mw.net/elevate-your-virtual-events-to-engage-seven-figure-clients-and-prospects/
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