Recentemente, encontrei no site da Event Interface um texto que acho pertinente compartilhar. Confiram abaixo.
Planejamento de eventos pode ser muito divertido. Raramente algo vai dar errado, mas às vezes ocorrem emergências. Muitas destas situações de emergência não podem ser previstas, mas você pode planejar para gerenciar melhor e minimizar o seu impacto.Em todos os meus anos de planejamento, já vi muitas coisas acontecerem, a partir de um acidente de avião (felizmente ninguém morreu, mas tivemos lesões muito graves) até um ladrão de carros que se escondia atrás de uma barricada ser baleado pela polícia. Eu vi alguém esfaquear a si mesmo, e alguém cair em uma piscina e quebrar uma perna. Algumas emergências são facilmente tratadas; outras podem ser um pesadelo para gerenciar.
Planejar para emergências
Uma das melhores conselhos que recebi quando comecei foi "esperar o melhor, mas planejar para o pior”. Como parte do processo de planejamento comece por olhar para o tipo de evento que está organizando e o tipo de público que o evento irá atrair. É o evento realizado em um salão de baile do hotel, ou estamos hospedando um festival ao ar livre? Cada um terá um conjunto diferente de desafios.
A audiência é de um grupo de jovens profissionais ou um ônibus cheio de aposentados? Aqui também, diferentes riscos podem ter que ser considerados. Gostaria de começar por olhar para todos os possíveis problemas ou situações de emergência que possam ocorrer. Um público mais velho pode ter problemas de saúde e você pode querer hospedar um tipo menos aventureiro ou extenuante de atividade. Um público mais jovem pode tirar vantagem de estar longe do escritório e vivê-la demasiadamente.
Montar uma equipe
Monte uma comissão e se conecte com os especialistas. Se você está hospedando um evento em um resort ou centro de convenções, o local provavelmente vai ter um plano de emergência próprio. Reúna-se com o chefe da segurança; aprenda seus procedimentos. Trabalhe com a equipe local para adaptar os procedimentos para o seu evento. Assegure que toda sua equipe entende o plano de emergência local. Isso pode ser tão simples como o fornecimento a todos os funcionários e voluntários de um pequeno cartão mostrando os procedimentos passo a passo e números de telefone. Eduque sua equipe e voluntários sobre os procedimentos em reuniões pré-evento.
Se você está produzindo um evento ao ar livre, seu plano de contingência de emergência pode se tornar um pouco mais complexo. Você pode ter que montar uma equipe de especialistas, incluindo o departamento de polícia e parques, bombeiros, o departamento de recreação e sua própria equipe de gestão. Muito mais coisas deve ser considerado aqui. Quem é seu público, será servido álcool, o local é de fácil acesso para o pessoal de emergência, conhece o layout do local para garantir fácil acesso e evacuação, quanta a segurança você precisa contratar?
Saiba se você precisa contratar um chefe de segurança para o seu evento. Eu também gostaria de trazer meu profissional de seguros para evento. Não só eles vão ter uma melhor compreensão do que você está tentando realizar, como será capaz de mantê-lo seguro corretamente. Eles trazem um vasto conhecimento de riscos para a mesa, alguns que você pode não ter considerado.
Depois de ter seus planos para o evento, redija instruções e distribua a todos! É ótimo ter um plano, mas inútil se ninguém sabe disso.
Bons conselhos
Apesar de não ser possível para todos os eventos, considere a coleta de informações de contato de emergência de seus participantes. Isso irá ajudá-lo a chegar à família em caso de uma emergência. Isso pode ser facilmente conseguido no processo de inscrição do evento.
Assegure-se que você identificou os indivíduos que são treinados para falar em nome do evento. Um que possa diminuir a possibilidade de má publicidade, no caso de ocorrer uma emergência.
Fique de olho nos relatórios do tempo e notícias sobre a cidade ou região onde vai realizar seu evento. Se estiver previsto mal tempo, quais são os gatilhos para cancelar o evento?
Em caso de esperar mal tempo, quer no local do evento ou perto de grandes centros de transporte, considere o fornecimento de computadores ou serviços para os participantes remarcarem seus voos para casa.
A maioria dos problemas em eventos parece estar relacionada a questões médicas. Esteja ciente de alergias alimentares, consumo de álcool, atividades que podem ser extenuante. Você pode evitar problemas, fornecendo pontos de resfriamento, ampla distribuição de água potável e a possibilidade dos hóspedes pedirem refeições adequadas. Eventos ao ar livre podem exigir uma tenda de primeiros socorros para ajudar os participantes com insolação ou desidratação.
Trabalhando com voluntários use o bom senso. Não permita que voluntários trabalhem de sandálias. Não permita que voluntários subam escadas ou operem equipamentos para os quais é necessária uma licença. Forneça bastante água potável para seus voluntários e não permita que eles consumam álcool, enquanto trabalham em seu evento.
Embora não possa prever todas as emergência ou problemas, desenvolver um plano de contingência global e assegurar que todas as partes interessadas e funcionários conheçam os procedimentos é fundamental. Conhecimento irá assegurar que sua equipe fique confiante em sua capacidade de gerenciar todos os problemas e emergências.
"Keep Calm and Carry On" é o meu lema motivacional favorito em caso de emergência.
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