“Inovação para a transição” poderia ser, em suma, o legado do congresso renovado que a Federação de Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina (Cocal) organizou junto com a Asoeventos Colômbia, de 2 a 7 de julho em Medellín.
Se tratou da Cocal + Event Lab 2022, um encontro especializado na indústria de eventos realizado no auditório Forum de la Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín (UPB), de 2 a 6 de julho e que integrou distintos momentos e públicos ao largo de cinco dias.
Patrocinado pelo Ministério do Comércio, Indústria e Turismo e Fontur, o evento contou com mais de 350 participantes de toda a cadeia de valor da indústria de eventos de mais de 15 países da América Latina. Também contou com o apoio e a presença ativa da Prefeitura de Medellín, do Governo de Antióquia, do Greater Bureau Medellín, do Cluster de Turismo de Negócios da Câmara de Comércio de Medellín para Antióquia (CCMA), entre outras entidades públicas e privadas.
Como prato principal, foi oferecida uma rica agenda acadêmica com mais de 35 palestras, conferências e fóruns por mais de 40 palestrantes nacionais e internacionais. Durante o dia, foram abordados temas como novos modelos de negócios na indústria de eventos, padrões de sustentabilidade, design de eventos, Big Data, novos formatos híbridos, metaverso, neuromarketing, inovação, entre outros temas relacionados ao setor de eventos.
Antes da agenda acadêmica, foi realizado o IMEX-MPE-MCI Future Leaders Forum (FLF), um programa global para estudantes promissores que consideram uma carreira na indústria de reuniões. Por fim, o destino icônico de Varadero, em Cuba, foi anunciado como o próximo local do congresso Cocal em 2023.
Sinergia para o futuro
O sólido apoio institucional ao evento, a diversidade de participantes e o equilíbrio bem-sucedido expresso nos comentários positivos dos participantes e importantes palestrantes do setor latino-americano de eventos, ratificaram a união entre Cocal e Asoventos como uma decisão acertada diante da ressurgimento da indústria de eventos na região.
E é que, embora tenha sido o 38º congresso da tradicional Federação de Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina, mais conhecida no meio da indústria de eventos como Cocal, a novidade nesta ocasião foi a aliança com a associação colombiana Asoeventos e sua iniciativa Event Lab, realizada há alguns anos em Medellín.
Conforme explicou seu presidente, Santiago Barrientos, há alguns anos esta associação, que surgiu na capital de Antióquia, representou a Colômbia antes de Cocal e nesse contexto liderou a organização deste evento, que imprimiu seu próprio espírito.
A Cocal, por sua vez, reúne associações da indústria latino-americana de eventos há várias décadas em torno de pilares como profissionalização, educação, conexão e networking entre empresas e profissionais que compõem a cadeia de valor do setor. Foi assim que, no marco de um processo de abertura associativa, a Cocal acrescentou recentemente novas categorias de associados e deu uma guinada na organização de seu congresso, tendo Medellín como pano de fundo.
“Acho que foi um grande sucesso porque o Event Lab representa tudo o que queremos em um congresso, que é inovar e testar novos formatos que possam ser utilizados pelos organizadores do congresso. Medellín estão superando todas as expectativas que tínhamos”, garantiu Elizabeth Tovar, presidente da COCAL
“Esta 38ª versão que fizemos entre a Cocal e Asoeventos com nosso laboratório EventLab foi um sucesso total. Batemos um recorde de presença no Fórum de Líderes do Futuro, mudamos a forma de fazer este congresso, pessoas de grande influência compartilharam seus conhecimentos e Medellín continua mostrando que é um anfitrião de destaque na região para sediar este tipo de evento”, assegurou Santiago Barrientos, presidente da Asoeventos Colômbia.
Qual foi a notícia?
Além do precedente de sustentabilidade devido à certificação de carbono neutro da UPB – que é uma novidade na Colômbia – a inovação se expressa em um modelo de experimentação desenvolvido pelo EventLab, uma espécie de laboratório projetado para inspirar os organizadores de eventos: “O que sempre fazemos é ensaiar e tentar coisas diferentes para que as pessoas que venham digam 'quero replicar isso'”, explicou Barrientos.
No caso específico da Cocal + Event Lab 2022, dois cenários foram dispostos simultaneamente sem separação – um principal com o áudio central e um secundário, silencioso, que exigia fones de ouvido –; a neurociência foi explorada analisando os rostos dos participantes quando eles entraram no palco; e foram incorporados estandes de participantes de outros setores não ligados diretamente ao setor.
Nesse sentido, Barrientos destacou que o EventLab, mais do que um tema, “é uma forma de fazer as coisas. Estamos fazendo um congresso Cocal com o jeito de ser EventLab”, aposta que passa necessariamente pelo design, decoração e layout dos espaços, que diferem substancialmente de um congresso tradicional e geram uma sensação de permanência no espaço.
Eduardo Chaillo, consultor do setor de eventos, palestrante do congresso e referência do setor na América Latina, foi claro sobre isso: “Estamos em um momento de transição em nossa indústria e me parece que o conceito de experimentar é algo que sempre temos que reforçar. Parece-me que o momento da indústria se entende por ter selecionado os conteúdos, os oradores, os aliados internacionais e a verdade é que ao entrar no recinto sente-se num espaço moderno que apela a todos os sentidos; entende-se que é uma aposta mais experiencial e menos rígida”.
De resto, a tecnologia esteve perfeitamente ligada ao desenvolvimento do evento, com a disponibilização de aplicações digitais destinadas fornecendo aos participantes toda a informação sobre o evento e serviços de tradução simultânea, que fluíram sem problemas durante as várias conferências.
Em busca de um legado
Embora o conceito de “legados dos eventos” seja anterior à pandemia, após a crise sanitária a busca por esse objetivo almejado ganhou mais força e significado dentro da indústria de eventos. Este foi precisamente um dos temas levantados pelo especialista internacional Sherrif Karamat, CEO da Professional Convention Management Association (PCMA), na conferência de abertura da agenda acadêmica.
Após uma breve análise do enorme impacto que a indústria de eventos gera na economia mundial – se somados todos os países da América Latina, a região ocuparia o 15º lugar no mundo – Karamat analisou todo tipo de situações e episódios que afetaram diretamente e continuam afetando o setor de eventos, desde o 11 de setembro, há mais de 20 anos, passando por ataques, pragas, crises políticas etc.: "acreditamos falsamente que estamos saindo da pandemia", disse o palestrante em referência a multiplicidade de situações que acabarão afetando a indústria em termos econômicos e fazendo-a perder de vista seu objetivo fundamental de transformação social e individual.
“Temos que focar nos clientes, impactá-los (...) por isso, quando desenhamos um evento temos que nos perguntar que tipo de conteúdo vamos oferecer?” enfatizou Karamat. Chaillo, que considera equivocado o foco em números que costuma ser privilegiado nas análises sobre o futuro da indústria de eventos, se expressou na mesma linha: “Se o que queremos é voltar a congressos de 5.000 pessoas no mesmo lugar , com o mesmo formato, sem possibilidades híbridas ou remotas, sem protocolos de segurança, sem dar a todos o espaço que desejam interagir ou satisfazer necessidades corporativas ou pessoais, isso não vai acontecer”.
Segundo o especialista, a preocupação agora passou do organizador do evento para o participante do evento: “O que temos que nos preocupar é com o participante individual. Este espaço (Cocal + Event Lab 2022) foi pensado para mim, para si, para que todos possam desfrutar, conversar, tomar um café e quem sabe assistir a uma conferência etc. Mas no nosso ritmo, com muita autonomia e liberdade”.
“Sinto que ainda estamos numa fase de transição entre o que éramos antes da pandemia e o que deveríamos ser. Acho que estamos entendendo muito bem que se trata mais da interação humana e da responsabilidade que temos como organizadores na reativação de outras indústrias e setores da economia”, disse o consultor.
Big Data, sustentabilidade, perspectivas de gênero e muito mais
A agenda incluiu conferências focadas no manuseio e gerenciamento de dados de casos reais em destinos e setores relacionados, como companhias aéreas. Catalina Rendón, vice-presidente de comunicação e experiência do cliente do Grupo Viva, explicou a experiência da empresa na construção de perfis de clientes por meio de hard data mining: "Conhecendo o cliente, qualquer estratégia terá impacto", comentou a diretoria.
Por sua vez, Jaqueline Mora, vice-ministra de Turismo da República Dominicana, explicou a estratégia bem-sucedida do país caribenho na recuperação pós-pandemia com base no perfil de seus visitantes internacionais. Por fim, em diálogo com Report Colombia, Ana María Palacio, gerente do Cluster de Turismo de Negócios do CCMA, referiu-se à reativação das empresas de turismo nos 69 municípios onde a organização está presente: de 5.761 empresas com Registro Nacional de Turismo (RNT ) aumentou para 6.422 este ano, ou seja, mais 1.480 empresas.
Além disso, os fóruns "Marketing de valores para destinos", "Perspectivas de gênero na indústria", "O estado das feiras no mundo e sua relação com os locais", "O que nossos clientes esperam da indústria de eventos”, as conferências “O futuro dos eventos: novo padrão”, “Seu evento e conteúdo são emocionais ou funcionais”, entre outras palestras que, somadas ao design do espaço, tempos e formatos, parecem enviar uma mensagem de inovação em tempos de renascimento da indústria de eventos.
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