Mais de dois terços das empresas com programas de gerenciamento estratégico de reuniões planejam expandi-los.
Empresas que implementaram um programa de gerenciamento estratégico de reuniões afirmam que seus programas são bem sucedidos, porém também reconhecem que ainda há avanços a serem feitos. Segundo um novo estudo global, divulgado hoje pela Carlson Wagonlit Travel e pelo BTN Group, os principais benefícios de um programa de SMM envolvem maior transparência de despesas, redução de custos, melhoria no compliance, mitigação de riscos e mais eficácia das reuniões e eventos.
O estudo Driving Success in Strategic Meetings Management, feito com base em pesquisas quantitativa e qualitativa, destaca os benefícios evidentes dos programas de gerenciamento estratégico de reuniões (SMM). No entanto, também mostra que o mercado continua imaturo.
Mais da metade dos entrevistados disseram ter obtido uma economia de 10% com o programa de SMM, enquanto outros 17% conseguiram reduzir custos em mais de 15%.
A pesquisa descobriu que muitos fatores compõe um programa estratégico de gerenciamento de reuniões, tornando cada um único. Há uma percepção de que a falta de um padrão aconteça pelo fato de SMM ser algo complexo. No entanto, os programas de SMM são, na verdade, flexíveis e adaptados às necessidades específicas de cada empresa. Mais de 60% dos entrevistados terceirizam algum aspecto de seu programa de SMM, como suporte tático ou serviços de consultoria, por exemplo, o que também facilita o caminho para o sucesso.
Kari Wendel, Senior Director of Global SMM Strategy & Solutions na Carlson Wagonlit Travel, disse: "O que descobrimos é que praticamente todos os responsáveis por um programa de gerenciamento estratégico de reuniões consideram seu respectivo programa bem sucedido. Todos os especialistas concordam que um programa de gerenciamento estratégico de reuniões não precisa ser complicado e os resultados podem vir muito rapidamente. O conselho que surgiu a partir de nossa pesquisa é: se você estiver começando, mantenha o programa simples e focado na estratégia - a implementação tática acontecerá rapidamente. No início, não seja muito ambicioso, demonstre o valor e depois cresça. Para tanto, o principal é identificar seus stakeholders logo no início e obter a adesão deles."
Embora o SMM envolva muitos aspectos, as estratégias normalmente começam com a consolidação de fornecedores e a contratação de fornecedores de hotéis. Esta parte é onde se obtém grande parte da transparência de custos e das economias. O estudo mostrou que a transparência e a redução de custos são consideradas como o indicador mais importante de sucesso, seguido pela satisfação do participante e patrocinador e do compliance regulatório.
Uma das principais barreiras para implementar um programa de SMM é o volume: um número significativo de entrevistados julgava não ter reuniões suficientes para justificar um programa. No entanto, os benefícios podem ser percebidos por empresas que gastam a partir de US$ 1 milhão em reuniões por ano. Mais de 70% dos entrevistados com um programa planejam expandi-lo, demonstrando claramente o valor dos programas de SMM.
Cindy Fisher, vice-presidente da CWT Meetings & Events na Carlson Wagonlit Travel, disse: "Ao analisarmos o futuro, percebemos que haverá integração de programas de SMM com os de marketing e eventos. A contínua consolidação da indústria também causará impacto. Devido aos grupos maiores de hotéis, será mais difícil para as empresas - sem uma abordagem estratégica - negociarem tarifas vantajosas ou até mesmo assegurarem espaços. Desta forma, fica bastante claro que um programa de SMM rapidamente se torna uma necessidade.
A CWT e o BTN Group entrevistaram mais de 20 especialistas de viagens e gerenciamento de reuniões e profissionais de SMM. Além disso, 246 profissionais que trabalham com planejamento de reuniões, de várias regiões do mundo, participaram de uma pesquisa online.
O estudo Driving Success in Strategic Meetings Management está disponível para download aqui.
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