Programar um evento requer altas doses de organização e paciência. Empresas tendem a deixar as grandes conferências nas mãos de profissionais, mas quando se trata de reuniões e de eventos menores, os funcionários acabam tendo que se desdobrar como seus organizadores.
Para ajudar a tornar a organização das reuniões mais fácil, a Amadeus e a HRS Global Hotel Solutions (HRS) anunciam a integração da solução para pequenos eventos meetago HRS e do Amadeus cytric Travel & Expense. Esse acordo é uma extensão de uma antiga parceria para a distribuição de conteúdo dos hotéis HRS, já disponível no sistema Amadeus.
A integração do serviço meetago HRS e do Amadeus cytric Travel & Expense oferece uma solução para um desafio de décadas: concentrar e gerenciar o gasto com pequenas reuniões e otimizar o processo utilizado para cotação e reserva de salas para esses eventos.
Os usuários do Amadeus cytric Travel & Expense poderão agora direcionar pequenas reuniões e viagens relacionadas por meio de uma ferramenta, ajudando a consolidar a programação de eventos e viagens. A automação ajuda a proporcionar mais informações, economia e transparência em todos os elementos da programação do hotel.
Os funcionários podem agora organizar uma pequena reunião em um dos hotéis HRS diretamente via Amadeus cytric Travel & Expense. Clicando em um botão, o organizador prepara uma Solicitação de Cotação (RFP) detalhando o número de participantes, requisitos de acomodação, a sala de reuniões e complementos necessários como flip-charts, comidas e bebidas, enviando-os para vários hotéis.
Os hoteleiros poderão automatizar as respostas à RFP devido à futura integração da solução Amadeus Group & Event Distribution, também conhecida como MeetingBroker, ao meetago da HRS. As RFPs serão então respondidas em tempo hábil e o hotel terá todos os detalhes do evento e dos hóspedes em apenas um sistema.
Alguns dos principais benefícios:
Reservas e contabilidade das despesas de pequenos eventos totalmente automatizadas. Organizador do evento, participantes, viajantes e hoteleiro se beneficiarão da utilização da tecnologia integrada, minimizando a papelada, chamadas por telefone e relatórios manuais.
Acesso a amplo conteúdo hoteleiro. O amplo conteúdo de viagens do Amadeus, incluindo o portfólio de 350.000 hotéis da HRS, está disponível no Amadeus cytric Travel & Expense, oferecendo opções fartas ao organizador e aos viajantes. As empresas também se beneficiarão de tarifas negociadas e descontos, como o exclusivo M&G Club HRS.
Informações mais completas para promover economia de custos e conformidade. Todos os detalhes do evento e da viagem são descritos em um itinerário consolidado, resultando em maior controle sobre o custo total do evento. Com uma ferramenta integrada de gestão de despesas e de soluções em pagamento digital, e com um processo automatizado de aprovação e de contabilidade, há melhoria na área de compliance.
Potencializar viagens corporativas mais inteligentes enquanto em trânsito. Agora, com as reservas de pequenos eventos na plataforma, os viajantes podem visualizar os detalhes do evento no app cytric Mobile Companion enquanto estiverem em trânsito. O app móvel significa também que há uma linha direta de comunicação com os participantes das reuniões, para suporte em tempo real e também durante potenciais contratempos.
“O atual gestor de viagens corporativas busca maximizar seu poder de compra em todos os cenários de hospedagem”, disse Jason Long, vice-presidente de Global Partnerships da HRS. “Essa integração, aliada ao processo simplificado do meetago para mobilizar hotéis para pequenas reuniões, traz um outro elemento crucial para a perspectiva da empresa, uma vez que ela otimiza sua programação”, concluiu.
Arlene Coyle, CCO de Corporate Solution Sales e Marketing para Business Travel da Amadeus, disse: “Todos compartilhamos a necessidade de sairmos dos escritórios, nos encontrarmos pessoalmente e nos inspirarmos para expandirmos nossos negócios juntos. Com essa parceria com a HRS, podemos agora ajudar organizações e viajantes em todo o mundo a organizar pequenas reuniões dentro da mesma plataforma, tornando todo o processo simples, tranquilo e eficiente”.
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