Após uma extensa pesquisa entre os 355 membros da Associação Internacional de Centros de Congressos (AICC), a entidade divulgou os Top 10 Meetings Tech Trends para 2015, que estão influenciando organizadores de eventos e operadores de centro de convenções em todo o globo.
Mark Cooper, CEO da IACC, comentou, "Os planejadores de eventos estão vendo seu papel influenciado cada vez mais pela tecnologia, não apenas para eventos em si, mas como os organizadores interagem no espaço para eventos e como eles se comunicam após o evento". Cooper continua, "O equilíbrio entre tecnologia e relacionamentos face-to-face é interessante, com a necessidade de atingir um equilíbrio entre os dois, a fim de planejar e entregar resultados de eventos exitosos".
1. Olhe para fora, para a Geração Y (Millennials) – Mais fluente em tecnologia, essa nova geração é viciada em mídias sociais, é ainda mais ambientalmente consciente do que seus antecessores – a Geração X, e têm grandes expectativas de conectividade, interatividade e capacidade de influenciar e participar do diálogo. Eles sabem como buscar acesso Wi-Fi gratuito, e quando eles entram no local de trabalho e frequentam eventos, eles esperam ter Wi-Fi estar sempre disponível e rápido!
2. Pense socialização em vez de networking - Socializar no trabalho costumava ser desaprovado, assumindo conotações um tanto negativas. Mas cada vez mais, a socialização é vista como a construção de relacionamentos e, nos eventos e conferências incentivar a socialização descontraída, proporcionando espaços multiuso para os conferencistas se reunirem. Acontece que os conferencistas realmente não falam de negócios nesses ambientes acolhedores!
3. Se ligue no humor – Salas de eventos tem feito reformas radicais em termos de design, cor e opções de lugares criativos. Novos desenvolvimentos tecnológicos têm permitido que organizadores mudem instantaneamente a aparência de uma sala de reuniões com controle de iluminação LED, combinação de móveis de alta tecnologia e muito mais.
4. Geofence sua conferência - Avanços importantes na tecnologia dos aplicativos baseados em GPS permitem que organizadores e espaços personalizem um “bem-vindo” para os participantes da conferência e ofereçam outras notificações de alerta baseados em localização no momento da chegada. Por exemplo, um crachá é impresso quando o delegado entra na área demarcada, por meio de uma notificação enviada através do aplicativo para o local de impressão do crachá. Fornecendo informações úteis de localização e assistência de navegação, o geofence pode notificar os participantes onde eles estão em um mapa e dar orientações sobre onde eles querem ir.
5. Conferência, network e troca de informações - A evolução da comunicação bidirecional baseada em app significa que, com a permissão do usuário, um telefone inteligente pode facilmente transmitir informações de contato, perfis de mídia social, informações específicas de acesso à sala de reuniões, acompanhamento de refeição, preferências alimentares, e muito mais. A comunicação entre os participantes pode ser reforçada com notificações, fotos e outras informações sobre quem está por perto. Considere o valor de manifestações automatizadas (vídeos etc.) sobre produtos de expositores que os eventos podem oferecer a seus patrocinadores como ferramenta de marketing. Contato imediato e objetivo é rei hoje; novas tecnologias e aplicações que ajudam a fomentar o envolvimento dos participantes e interação social vão crescer em popularidade e uso.
7. Os dias dos cabeamentos estão contados - Quando espaços pensam que sua tecnologia embarcada é atual e completa, a tecnologia se move e nos aproximamos de um único padrão para a tecnologia de wireless, depois de anos de padrões concorrentes. Atualmente, caminhamos para um único padrão, QI Consortium possui pontos de wireless em 3000 hotéis. Com grandes fabricantes de móveis, como IKEA, instalando sistemas de wireless nas mesas e escrivaninhas, não tardará que os espaços para eventos incorporem wireless em suas salas e quartos. Eles estão considerando 2015 como o ano em que a indústria da hospitalidade, finalmente, levou a sério a padronização da tecnologia de wireless e sua disponibilidade gratuita!
8. Conheça seu cliente virtual - Há momentos em que não é possível ter todos no mesmo lugar ao mesmo tempo. Centros de convenções entendem isso e estão fazendo experiências para tornar o evento virtual muito melhor. Como? Espaços estão desenvolvendo salas de reuniões com vários microfones instalados no teto, conectividade de banda larga e soluções de software avançadas para oferecer perfeita integração no evento dos participantes virtuais, convidados, professores e palestrantes. Além disso, há um aumento de clientes que desejam capturar vídeo para enviar para outra localização física, em que um segundo grupo de participantes também assiste.
9. Espaços para eventos, bem-vindos ao streetview – Está aumentando a tendência de contratação de organizadores de eventos que não são profissionais em tempo integral, mas podem ser um assistente executivo, coordenador de marketing, de recursos humanos, chefe de departamento. Hoje, organizadores de eventos esperam e exigem mais de seus parceiros do centro de convenções, em termos de avaliar a capacidade dos espaços para apoiar a sua reunião ou evento. Quando um organizador não pode proceder a uma inspeção local em pessoa, a tecnologia está evoluindo rapidamente, utilizando o Google Street View para fornecer valiosos passeios virtuais, varias imagens do local do evento e dos apartamentos, mostrando diferentes layouts de reuniões e até mesmo vídeo do empreendimento.
10. Comprando seu evento online - Mais e mais clientes estão usando a web como sua principal ferramenta para a tomada de decisões de compra. Um centro associado da IACC informou recentemente que 70% de todos os novos negócios vêm através de atividades de busca on-line e eles esperam que esse número cresça. Os espaços que terão mais sucesso em captar negócios terão sites que servem não só como folhetos de marketing, mas como a principal ferramenta para os seus clientes planejar, reservar, comprar e se envolver com o espaço para a seu próximo evento.
Sobre IACC
Fundada em 1981, a Associação Internacional de Centros de Congressos é uma associação sem fins lucrativos, dedicada a promover compreensão e consciência da indústria de centro de conferências e dar a seus membros as ferramentas necessárias para fornecer uma experiência excepcional. Membros ativos atendem a um conjunto de rigorosos padrões de qualidade e concordam com um Código de Ética. Atualmente, a associação conta com aproximadamente 400 membros em 21 países nas Américas, Europa e Austrália, incluindo os Estados Unidos, Canadá, Austrália, Japão, Quênia, Nigéria, Dinamarca, Suécia, Bélgica, França, Suíça, Itália, Espanha, Inglaterra, Escócia, Ucrânia, Holanda, Alemanha, Hungria e nas Filipinas. Para mais informações, visite o website em www.iacconline.org .
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