Diante da mudança rápida do cenário da Covid-19 na cidade de São Paulo, o planejamento também foi alterado com rapidez na agência de Live Marketing e Branding BTO+. Desde o último dia 15, o prédio de três andares localizado em Perdizes, zona oeste da capital, está vazio. Por decisão da diretoria, 100% da equipe passou a fazer home office. Sem a cultura do trabalho remoto, mas com o Gerenciamento de Projetos implantado no DNA da agência, a primeira semana à distância teve resultados positivos, segundo a Gerente de PMO, Geovanna Sobrinho.
"Estamos 100% home office, inclusive nossos clientes e fornecedores, o que causa alguns cenários imprevistos como a conexão que nem sempre está perfeita em um determinado momento, oscilação de energia quando chove, um avião que passa na hora da vídeo conferência. Entretanto, o clima é de ajuda mútua e todos estão fazendo seu melhor para solucionar os problemas e gerar novos negócios nesse momento de crise", relata.
Para Geovanna, a mudança de ambiente de trabalho não é justificativa para improdutividade. "Trabalhar de casa pode trazer a falsa sensação de não ter nada para fazer. Mas tudo é questão de organização. Se o profissional é improdutivo no home office, provavelmente ele também é improdutivo na sede da empresa", afirma.
Com o novo cenário e a equipe à distância, as reuniões semanais com os gestores de cada departamento passaram a ser diárias através de hangouts de cerca de 30 minutos no início da manhã. Repassado o checklist do dia, cada gestor dissemina em sua área tudo o que precisa ser feito. As entregas do dia e os prazos seguintes também são enviados diariamente, pela manhã, no grupo de WhatsApp e WorkPlace da agência para todos os profissionais. "Não ter claro quais são suas entregas e prazos pode gerar uma sensação de 'não sei o que tenho que fazer' e incentivar a procrastinação", complementa.
Controlar a ansiedade também faz toda a diferença no trabalho remoto. Aplicativos de mensagem instantânea como o WhatsApp tendem a causar uma forte ansiedade, aquela sensação de que é preciso responder imediatamente. A solução é saber dosar o uso de todos esses gadgets. "Não é demérito dizer 'aguarde um momento que vou verificar' ou 'no momento estou em uma outra tarefa, retorno em breve’. Quando você não faz isso e tenta sempre ler WhatsApp, Facebook, Instagram, LinkedIn, e-mail, tudo ao mesmo tempo, você nunca consegue se dedicar e ter foco em uma única tarefa", explica.
De acordo com Geovanna, um dos maiores aprendizados de toda essa mudança é ter calma e entender que as pessoas precisam de um pouco mais de tempo para responder a uma demanda, do que precisaria se estivesse trabalhando normalmente com toda a estrutura do escritório. "É preciso entender que seu fornecedor ou funcionário precisa de um pouco mais de tempo para dar uma resposta. Nossos fornecedores também estão fora de suas estruturas e com as equipes trabalhando remotamente. Muitos profissionais que são pais estão com os filhos em casa, pois as escolas também fecharam, então nem sempre será possível falar no momento que você deseja", conta.
Integração e eficiência da equipe
Muitas empresas ainda estão se adaptando ao trabalho à distância e muitos gestores e colaboradores estão tendo essa experiência pela primeira vez. Para que a migração para o home office aconteça da melhor forma, sem impactar de forma significativa no processo de trabalho, Geovanna recomenda utilizar plataformas e meios de comunicação que já sejam de uso da empresa. "Muitas pessoas estão compartilhando e recomendando novas ferramentas para o uso no trabalho à distância, mas em uma gestão de crise, o melhor caminho é trabalhar com sistemas e aplicativos que já são de uso comum, que os colaboradores já dominam. Implementar uma plataforma nova não será amigável e as atividades não vão fluir", destaca.
Outra dica para garantir um bom desempenho dos colaboradores é ter certeza de que a mensagem foi clara. Em uma reunião online, nem sempre a mensagem chega completa para algumas pessoas por conta da conexão. Por isso, certifique-se de que todos entenderam o conteúdo.
Para evitar dúvidas ou até mesmo conflitos, a dica de ouro é: sempre leia novamente o que escreveu antes de clicar em “Enviar” para garantir que a mensagem seja clara e transmita o tom pretendido. Se estiver preocupado com a forma como o seu tom será interpretado, busque recursos adicionais como imagens, vídeos, gif e emojis.
Descontração online
Momentos de descontração também são importantes para um bom rendimento no trabalho remoto. Segundo a gestora da BTO+, a recomendação é aproveitar as horas extras que cada funcionário ganhou por não precisar se deslocar até o trabalho para realizar outras atividades como ler, meditar, assistir TV e relaxar.
“É muito importante ter um checklist de tarefas, manter seu local de trabalho organizado e limpo, estabelecer uma rotina e deixar claro para as outras pessoas da casa que você está trabalhando. Mas também é fundamental não deixar de lado algumas pausas para um café ou para um rápido conteúdo de entretenimento”, avalia.
Para não deixar o trabalho home office pesado e para que o distanciamento físico também distancie as relações com os colegas, Geovanna conta que os momentos de descontração que sempre aconteciam ao final do expediente têm sido mantidos mesmo online. “Ao final do dia aproveitamos para enviar memes, fazer brincadeiras, compartilhar músicas, fotos, mostrar o look do dia ou o espaço de trabalho. Na agência sempre festejamos os aniversariantes do mês e vamos manter as comemorações através de hangouts. É preciso um pouco de leveza para enfrentar esse momento”, diz.
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